Miten keskustella fiksusti silloinkin, kun ollaan eri mieltä? Miten välttyä käyttäytymästä idioottimaisesti, kun tuntuu, että vastapuoli ei ymmärrä tai halua ymmärtää – ja kumpaakin alkaa ottaa päähän? Luovuttaako, taistella vai miten päästä asialliseen keskusteluun ja hyvään lopputulokseen?
Tässä kirjoituksessa jatkamme Mites töissä? -podcastjaksomme teemalla: miten varmistaa, ettet ole keskustelun idiootti?
Mukauta omaa tyyliäsi toisen tyyliin
Jos kunnon keskustelua ei onnistu saamaan aikaan tai oma viesti ei tahdo mennä perille, kannattaa miettiä onko omassa tavassa puhua jotain mitä voi muuttaa. Puhutko esimerkiksi käyttäen jotain ammattisanastoa, joka ei ole tuttua? Tai liian laveasti pälpättäen, etkä mene asiaan ja esitä selkeästi tavoitteitasi tai perustelujasi? Joskus voi olla tarpeen sopeuttaa omaa keskustelutyyliä enemmän vastapuolen tarpeisiin sopivaksi tai jopa sen kaltaiseksi.
Tästä hyvä esimerkki on tilanne, jossa Anu uutena kollegana tupsahti innoissaan toisen henkilön huoneeseen ja alkoi selittää laveasti taustoja kysymykselle, jota hän aikoi taustoituksen jälkeen esittää. Henkilö täräytti kesken puheen, että voisitko kertoa selkeästi mitä haluat, etkä tule tänne ajattelemaan ääneen. Tilanne tuntui ensin oudolta ja keskustelukumppani hetken jopa mäntiltä, mutta onneksi Anu tajusi mennä itseensä ja ymmärsi, että jatkossa tälle jämäkälle henkilölle voisi kertoa asian etukäteen punnitusti ja selkeästi. Hänen kohdallaan ei synny luottamusta laajalla taustatiedolla, vaikka se Anulle itselleen toimiikin parhaiten.
Perustele väitteesi kuulijasi näkökulmasta
Erityisesti silloin, kun väittelijä suhtautuu asiaan tunteella, hän alkaa helposti esittää perusteettomia väitteitä. Jos ihminen ei osaa perustella väitteitään eikä saa sanomaansa läpi, mutta uskoo asiaansa vahvasti, hän saattaa myös sortua vähättelemään tai haukkumaan niitä ihmisiä, jotka eivät ajattele tai käyttäydy niin kuin hän. Jotta tunnekuohussa ei ajaudu väittelemään moralisoinnin, syyttelyn, huhupuheiden tai oletusten avulla, kannattaa opetella perustelun taidot:
- Punnitse argumenttisi etukäteen tarkkaan. Mieti, perustuuko mielipiteesi vain tunteeseen ja omiin kokemuksiisi, vai onko väitteellesi luotettavaa tutkittua faktaa tueksi. Pyri aidosti objektiivisuuteen.
- Kerro selkeästi taustat, suosituksesi ja tavoitteesi ja esitä dataa väitteiden tueksi.
- Perustele suosituksesi ja tavoitteesi sekä yritykselle että henkilöille tärkeimmillä vaikutuksilla ja ensisijaisilla prioriteeteilla. Eli kerro, mitä itse kukin tästä saa tai miltä vaikeudelta vältytään.
Perustelun tukena voi käyttää avainviestejä. Aina, kun haluaa perustella omaa kantaansa ja etenkin tilanteissa, joissa haluaa keskustelukumppanin ymmärtävän omat pointit, kannattaa etukäteen tiivistää omasta ehdotuksesta kolme olennaisinta pointtia pääviesteiksi, joita keskustelun aikana toistaa. Ja muista, että nämä eivät ole ne omasta mielestäsi tärkeimmät pointit, vaan ne, joita keskustelukumppani pitää tärkeimpänä. Se on usein ihan eri asia. Jos esimerkiksi täytyy viestiä työkaverille jostain asiasta, joka vaikuttaa teidän molempien työhön, ei ehkä kannata aloittaa asian perustelua niillä asioilla, jotka ovat sinun työsi kannalta ne asian parhaat puolet, vaan miettiä ne asiat, jotka keskustelukumppaniasi kiinnostavat. Ei hän välttämättä ilahdu siitä, että sinä saat muutoksen myötä säästettyä omaa työaikaasi viikossa viidellä tunnilla, vaan häntä kiinnostaa se, miten hän tästä hyötyy tai miten muutos hyödyttää koko tiimiänne.
Nappaa vinkit
Kun haluat välttää joutumasta väittelyyn, josta ei seuraa muuta kuin ärtymystä ja sellaista konfliktia, joka ei edistä asian etenemistä, muista nämä asiat:
- Yritä mukauttaa omaa kommunikointityyliäsi keskustelukumppanin tyyliin
- Punnitse väitteesi hyvin etukäteen.
- Kerro selkeästi suositukset, tavoitteet ja tarjoa dataa niiden tueksi.
- Kerro, mikä voisi mennä pieleen ja mitä vaikutuksia sillä voisi olla, ja kerro samalla, miten nämä huolet on vältettävissä ja tai minimoitavissa.
- Perustele väitteet ilman moralisointia ja syyttelyä.
Anu Ennelin ja Susanna Söderlund
Kirjoittajat ovat HR- ja viestintäalan ammattilaisia, jotka juttelevat työelämän tilanteista rennolla otteella Mites töissä? –podcastissaan. Mites töissä? –podcastia voit kuunnella muun muassa Spotifyssa sekä sivulla mitestoissa.com.