Palavereja on nykyään aivan järjetön määrä ja kun ihmisiltä kysytään niistä mielipidettä, suurin osa pitää niitä tehottomina ja hyödyttöminä. Palavereihin kohdistuvaa asennetta kuvaa hyvin tämä vitsi.
Mistä se johtuu, ettei palavereja pidetä oikeana työnä?
Hyvässä palaverissa kaikki osallistujat saavat jotain oman työnsä tueksi. Usein käy kuitenkin niin, että vain vetäjä saa palaverista jotain. Palaveri on vetäjänsä näköinen, vaikka tärkeämpää olisi ajatella palaverin muita osallistujia ja heidän tarpeitaan.
Jos palaverissa ei tehdä tulevaisuuteen tehtävää työtä, vaan esimerkiksi vain luetaan raportteja edelliseltä kuukaudelta, se tuntuu helposti turhalta. Hyvä vinkki on käyttää 80/20 sääntöä eli keskittyä siis 80 % ajasta tulevaisuuteen ja vain 20 % menneisyyteen. Sama pätee myös siihen, keiden kokouksessa pitäisi olla enemmän äänessä: 80 % osallistujien ja vain 20 % vetäjän.
Palaveri tuntuu turhauttavalta myös silloin, kun osallistuja ei tiedä, miksi hän siellä istuu. Kukaan ei nauti siitä, että hän istuu kaksi tuntia palaverissa, jossa vastaa yhteen tai kahteen kysymykseen. Tällaisessa tilanteessa on ihan ymmärrettävää ajatella, että palaveri vain häiritsee sitä oikeaa työntekoa.
Pitääkö palaveriin silti mennä?
Palaveriin osallistumista saa ja pitää kyseenalaistaa. Jos palaverilla ei ole agendaa etkä tiedä, miksi sinut on kutsuttu, voit kohteliaasti kysyä järjestäjältä puuttuvia tietoja. Kerro, että osallistut mielelläsi, mutta haluat kuitenkin etukäteen tietää, mitä sinulta odotetaan. Jos et saa vastausta palaverin ajankohtaan mennessä, voit vastata kutsuun kieltävästi. Muista kuitenkin kertoa syy: en voi osallistua, kun en voi valmistautua. Seuraavalla kerralla järjestäjä toivottavasti jo muistaa, minkälaista ennakkovalmistelua palaveri vaatii.
Pelkkä palaverista kieltäytyminen ilman selityksiä on aina epäkohteliasta. Järjestäjällä on ollut syy, miksi hän on sinut kutsunut paikalle ja poissaolosi voi häiritä asian käsittelyä ja päätöksen syntymistä. Jos palaveri tuntuu tehottomalta tai oma roolisi pieneltä, pyri ratkaisemaan asia keskustelemalla. Voit esimerkiksi kysyä, onko sinulta odotettu asia mahdollista käsitellä kokouksen alussa, jotta voit poistua sen jälkeen jatkamaan muita hommia.
Entä jos palaveri olisi sittenkin onnistunut?
Kokousten tarkoitus on ideoida ja jakaa mielipiteitä sekä koordinoida ihmisten työtä. Ne auttavat sitoutumaan yhdessä päätettyihin asioihin. Niillä on siis aina jokin tarkoitus.
Tarkoituksen hahmottaminen valkenee osallistujille paremmin, jos suunnittelet palaverin heidän näkökulmastaan. Palaveri ei ole – tai ainakaan sen ei pitäisi olla – vain vetäjää varten. Hyvä vinkki on suunnitella agenda kysymysten muotoon. Mitä kokouksessa pitää saada aikaan? Mihin kysymyksiin täytyy saada vastaus, jotta voimme jatkaa työtämme? Kysymykset auttavat sinua hahmottamaan, keitä sinun täytyy palaveriin kutsua. Tarvitset ne henkilöt, jotka osaavat vastata kysymyksiisi. Kun lähetät kysymyksiksi muotoillun agendan osallistujille etukäteen, myös he ymmärtävät, mitä heiltä odotetaan ja voivat valmistautua. Ja kun kysymyksiin on vastattu, palaveri voidaan päättää.
Hyvien palaverien järjestämistä helpottavat hyvät palaverikäytännöt. Mutta pelkkä palaverikäytäntöjen määrittely ei vielä paranna palavereja, ne pitää oikeasti ottaa käyttöön. Hyvä vinkki uusien palaverikäytäntöjen käyttöönottoon on sopia, että niistä jokaista harjoitellaan kuukauden ajan. Eli jos on vaikka sovittu käytännöstä, että palaveriin tullaan aina ajoissa, kuukauden ajan keskitytään vain tähän, ja sitten siirrytään seuraavaan. Yhdessä harjoitteleminen muovaa samalla myös yhteistä kulttuuria.
Nappaa vinkit
- Pyydä etukäteen lisätietoa, jos sinut on kutsuttu palaveriin, jossa et ymmärrä omaa rooliasi.
- Mieti palaveria suunnitellessasi enemmän osallistujia kuin itseäsi.
- Muotoile agenda kysymysten muotoon ja kutsu mukaan ne ihmiset, jotka osaavat vastata kysymyksiisi
- Sopikaa yhteiset palaverikäytännöt ja ottakaa ne käyttöön keskittymällä aina yhteen käytäntöön kerrallaan.
Anu Ennelin ja Susanna Söderlund
Kirjoittajat ovat HR- ja viestintäalan ammattilaisia, jotka juttelevat työelämän tilanteista rennolla otteella Mites töissä? –podcastissaan. Mites töissä? –podcastia voit kuunnella muun muassa Spotifyssa sekä sivulla mitestoissa.com.