Sähköposti ei enää nykyään ole itsestään selvyys, vaan monilla työpaikoilla sen käytöstä ollaan jo luopumassa. Mutta voiko sähköpostista luopua kokonaan? Onko se vain turha aikasyöppö vai voisiko sähköposti olla tehokas viestintäväline? Miten lähetät parempia sähköposteja, ja saat niihin myös parempia vastauksia?
On totta, että sähköpostilla on huonot puolensa, mutta niin on kaikilla muillakin välineillä. Kun erilaiset pikaviestivälineet ovat yleistyneet työpaikoilla, se on luonut hieman epämääräisen ja kiusallisen tilanteen. Kuuluuko työkavereiden tai pomon pikaviesteihin vastata heti? Pikaviestillähän on tosi helppoa ja kätevää heittää kollegalle ihan vaan nopea kysymys vielä illalla, kun itse tekee pitkää päivää. Mutta entä jos tämä kollega onkin jo kannustamassa lastaan jalkapallokentän laidalla? Tai juuri ehtinyt päästä hyvään vauhtiin lenkkipolulla? Pikaviesteissä ehdottomasti huonointa on se, että niistä kilahtaa ilmoitus suoraan puhelimeen. Ja helposti tulee ajateltua, että viestiin on vastattava heti.
Nykyään ymmärretään jo hyvin, että sähköposti ei ole kiireisten asioiden hoitamista varten. Se on ehdottomasti sähköpostin hyvä puoli. Sähköpostin huono puoli sen sijaan on se, että sitä käytetään usein väärin. Koska sähköposti on niin helppo ja tuttu, sillä on hyvä hoitaa työhön liittyvien ohjeiden lähettäminen tai muutoksista informointi, vaikka tällaiset asiat pitäisi käydä keskustellen läpi. Sähköpostin ei pitäisi koskaan korvata normaalia kasvotusten käytävää juttelua silloin, kun aihe vaatii keskustelua tai on kyse esimerkiksi suuresta muutoksesta.
Yksi iso ongelma sähköposteissa on se sekavuus ja ylimääräinen työ, jonka huonosti kirjoitettu sähköposti saa aikaan. Jos otsikoit viestisi kehnosti, esität asiasi sekavasti, liikaa laverrellen tai liian niukasti, et kiinnitä huomiota kohteliaisuuteen etkä kerro, mihin mennessä odotat vastausta tai toimenpiteitä, et todennäköisesti saa haluamaasi vastausta. Hyvän sähköpostin kirjoittaminen hyödyttää siis ennen kaikkea sinua itseäsi, mutta myös vastaanottajaa.
Kerro jo otsikossa, minkälaista toimintaa odotat
Otsikko on sähköpostin tärkein osa. Sen perusteella vastaanottaja ratkaisee, missä vaiheessa työpäiväänsä hän postisi avaa. Otsikon täytyy olla sellainen, että siitä ymmärtää heti, minkälaista toimintaa vastaanottajalta odotetaan ja mielellään jopa, kuinka kiireinen asia on. Onko viesti vain tiedoksi vai odotetaanko, että teen jotain? Esimerkiksi: “Sähkökatkon juttu kommentoitavaksi 12.12. mennessä” on huomattavasti tehokkaampi kuin “Sähkökatkon juttu”.
Muista myös vaihtaa viestiketjun otsikkoa, jos viestittelyn edetessä asia vaihtuu. Tämä palkitsee viimeistään siinä vaiheessa, kun myöhemmin alat etsiä aiheeseen liittyvää sähköpostia meilitulvastasi etkä muista, että asiaa käsiteltiinkin viestissä, joka alkoi alun perin eri aiheen viestiketjuna.
Kirjoita selkeä viesti, älä hämmennä
Kun käytät hieman aikaa ja vaivaa siihen, että kirjoitat viestisi selkeästi, saat todennäköisesti myös paremman vastauksen toivomassasi ajassa. Sähköpostin pitäisi selventää asioita, ei sotkea ja aiheuttaa hämminkiä. Jos viestin sisällön voi ymmärtää väärin, on hyvin todennäköistä, että se ymmärretään väärin. Hyvään sähköpostiin pätee samat asiat, kuin mihin tahansa hyvään asiatekstiin:
- Kerro asiasi jo otsikossa
- Kirjoita tärkein asia ihan heti alkuun eli mitä odotat vastaanottajalta tai mikä on tärkein informaatio, jonka haluat hänelle jakaa
- Tiivistä – älä pakota vastaanottajaa skrollaamaan pitkää viestiä. Jokainen turha rivi vaikeuttaa ymmärtämistä.
- Käsittele mielellään vain yhtä asiaa yhdessä viestissä
Jos on pakko kirjoittaa pidempi viesti, se on hyvä jäsennellä kappaleisiin. On tärkeää, että vastaanottaja voi helposti silmäillä viestin läpi. Tämä helpottuu, jos jokaisen kappaleen alussa on sen kappaleen tärkein asia. Viestinnän koulutuksessa opetetaan aina, että teksti pitäisi kirjoittaa niin, että asia tulisi selväksi lukemalla jokaisesta kappaleesta vain ensimmäisen rivin. Tämä ei kyllä ole kovin helppoa, mutta tämä on hyvä ottaa tavoitteeksi. Ajattele, kuinka paljon se helpottaa viestin silmäiltävyyttä!
Kiinnitä huomiota myös viestisi sävyyn
Viestin sävy on vähintään yhtä tärkeä kuin viestin asiasisältö. Kukaan ei pidä CAPS LOCKILLA HUUTAMISESTA. Sama vihainen ja huutava vaikutelma tulee myös, jos lauseen perässä on vaikka neljä kysymysmerkkiä, vai mitä???? Vastaanottajaa on turha ärsyttää, sillä ei se ei paranna mahdollisuuksiasi hyvän vastausviestin vastaanottamiseen.
Joskus ihmiset kirjoittavat sähköpostilla sen mitä eivät uskalla sanoa suoraan henkilökohtaisesti. Mutta jos tunteet ovat pinnalla, harvoin saa aikaan hyvää sähköpostia, ainakaan ilman vaivaa. Paha mieli välittyy viestissä helposti voimakkaana – ihan ilman isoja kirjaimiakin. Jos jokin asia on mennyt tunteisiin, paras keino on yön yli nukkuminen. Suosittelemme tätä lämpimästi silloin, jos olet hermostunut tai kiukkuinen – ja ehdottomasti silloin, jos olet vihainen. Ja teille kaikille nopeille ja tehokkaille sanomme kokemuksen syvällä rintaäänellä, että jos aikaa säästääkseen haluaa vastata nopeasti ja harkitsematta, voitettu aika meneekin sitten siihen seuraavaan sähköpostirumbaan. Tai sitten et saa vastausta ja saat setviä mielipahan aiheuttamaa konfliktisotkua.
Nappaa vinkit:
- Palvele kiireistä lukijaa ja ole huomaavainen
- Otsikoi hyvin
- Mene heti asiaan
- Esitä pyynnöt selkeästi
- Kiitä ja kerro, mihin mennessä odotat vastausta
Anu Ennelin ja Susanna Söderlund
Kirjoittajat ovat HR- ja viestintäalan ammattilaisia, jotka juttelevat työelämän tilanteista rennolla otteella Mites töissä? –podcastissaan. Mites töissä? –podcastia voit kuunnella muun muassa Spotifyssa sekä sivulla mitestoissa.com.