Miten huolehtia motivaatiosta ja yhteishengen ylläpitämisestä etänä? Siinäpä kysymys, joka ei olekaan ihan helppo. Tähän nimittäin vaikuttavat myös ihmisen luonne ja se, miten hän on tottunut työskentelemään. Toiset nauttivat siitä, miten hienosti etätyössä saa keskityttyä ja miten paljon helpompaa on saada isoja kokonaisuuksia valmiiksi, kun keskeytyksiä tulee vähemmän kuin toimistolla. Toisille taas suurin motivaatio työssä ovat nimenomaan ne sen työyhteisön toiset ihmiset, yhdessä ideointi ja vahva tunne porukkaan kuulumisesta. Heillä jatkuva etätyön tekeminen laskee todennäköisesti motivaatiota merkittävästi, jopa kadottaa sen kokonaan.
Myös me olemme tässä asiassa erilaisia. Anu kuuluu tuohon ensimmäiseen porukkaan ja on korona-aikana löytänyt sisäisen introverttinsä. Hän on pystynyt keskittymään paremmin ja saanut paljon aikaan oman kodin rauhassa. Susanna taas kuuluu jälkimmäiseen porukkaan ja koronan alkuaika oli hänelle vaikea. Alkoi ahdistaa. Hänellä ei ollut enää ollenkaan sellainen tunne, että omalla työllä on tarkoitus, kun hän ei nähnyt muiden ihmisten reaktioita eikä saanut spontaania palautetta, jota normaalisti saa luonnollisesti esimerkiksi kahvi- ja ruokapöydissä. Susanna on kyllä aina tiennyt, että työyhteisö sosiaalisine suhteineen on hänelle tärkeä osa työssä viihtymistä, mutta kun se vietiin siinä normaalissa muodossa pois, sen merkityksen vasta kunnolla ymmärsi. Hän nauttii yhdessä ideoinnista sekä virallisissa työtilanteissa että sitten niissä kahvipöytäkeskusteluissa eikä kerta kaikkiaan saanut minkäänlaista työtehoa aikaiseksi kotona. Hänelle tuli myös aika nopeasti sellainen olo, ettei hän pystyisi tekemään työtään yhtä hyvin kokonaan etänä. Teknisesti se toki oli mahdollista, mutta koska hän työskentelee organisaatiossa, jossa suurin osa henkilöstöstä ei voi tehdä etätöitä, viestinnästä olisi varmasti jäänyt pois paljonkin ilman fyysistä läsnäoloa ja henkilöstön tunnelman aistimista.
Motivaatioon vaikuttaa tutkitusti eniten kolme tekijää:
- Tunne siitä, että kuuluu johonkin porukkaan. On siis työkavereita ja me-henkeä.
- Tunne siitä, että osaa tehdä jotain ja saa aikaan jotain, jolla on merkitystä. Ei siis ole vähäpätöinen.
- Tunne siitä, että on mahdollisuus vaikuttaa omaan työhön ja etenkin siihen, miten sitä tekee.
Kun koronan myötä kaksi kolmesta motivaatiotekijästä katosi jatkuvan etätyön myötä, ei olekaan ihme, ettei tuntenut enää saavansa oikein mitään aikaiseksi. Siksi olikin kiva jutella aiheesta Mites töissä? -podcastimme etätyöjaksossa ja saada vinkkejä siihen, mitä pitäisi tehdä, jos motivaatio katoaa.
Motivaatio hiipuu nopeasti, jos ei ole tarpeeksi mahdollisuutta vaikuttaa siihen miten, missä ja milloin töitään tekee. Voi olla todella raivostuttavaa, jos pomo tavoitteen antamisen jälkeen vielä mikromanageeraa ja kertoo pikkutarkasti, miten sinun pitää työsi tehdä. Kun aiheena on etätyö, sama vaikutus voi tulla, kun etätyöhön suhtaudutaan nihkeästi tai sitä ei oikein sallita.
Voi olla tilanne, että esimerkiksi joku resurssisuunnittelua tekevä esihenkilö vastustaa etätyötä, koska hän osaa koordinoida ja kertoa havainnollisesti ja hauskasti, mitä kukin tekee ja mitä hienoa on saatu aikaan. Hänellä on tosi mielenkiintoiset aamupalaverit. Hän tietää, että homma toimii näin ja on tottunut siihen ja nauttii lisäksi vielä esiintymisestä. Lisäksi hän tietää, että toimistolla on aina joku, jolle voi nakittaa yllärityöt. Mutta nyt kaikki ovatkin etänä eikä hän osaa käyttää virtuaalisia työkaluja eikä opettaa tiimiläisiäkään niitä käyttämään. Kaikki tuntuu ihan liian hankalalta. Hän on siis menettänyt osin hallinnan tunteen omaan työhönsä ja haluaa, että kaikki palaa ennalleen.
Tässä auttaisi, jos olisi halua auttaa toisia ja oppia yhdessä. Esihenkilö oppisi käyttämään virtuaalityökaluja ja hyödyntäisi niitä ihan samoihin asioihin kuin ennen. Omaa hauskaa showta ja mielenkiintoisia palavereitakin voi pitää etänä.
Toinen tehokas motivaatiota laskeva tekijä on osaamisen puute tai tunne, että ei osaa tai ei saa aikaan mitään, millä olisi merkitystä. Silloin kokee olevansa vähäpätöinen. Jos joutuu tekemään oman tai työyhteisön mielestä vähäpätöisiä töitä tai saa palautetta, että ei osaa tehdä niitä hyvin, motivaatio laskee. Jos tällaisen tilanteen huomaa, voi kysyä työkaverilta hänen tilanteestaan ja selvittää mistä kiikastaa. Onko hän esimerkiksi pakotettu tekemään tehtäviä hölmösti tai onko hän edes tietoinen siitä mitä pitäisi tehdä ja miksi? Tuntuuko hänestä, että hän tekee turhanpäiväisiä töitä tai ei pääse hyödyntämään omaa ammattitaitoaan? Onko hänellä tunne, ettei hän osaa ja siksi luovuttaa helposti? Jos ongelmana on se, ettei hän osaa ja luovuttaa helposti, esihenkilöt ja työkaverit voivat parhaiten vaikuttaa kannustamalla aina kun jokin vaikea asia etenee edes vähän. Silloin ei pelkää virheitä ja kannustus lisää uskallusta yrittää uusia vaikeita asioita, kun meitä palkitaan yrittämisestä. Jokaisella yrittämisellä oppii ja ennen pitkää jo osaa ja itseluottamus kasvaa.
Kukaan ei saa aikaan mitään yksin. Hyvän elämän tutkija, Filosofi Frank Martela sanoi Ylen uutisissa kerran, että jalkapallon keskushyökkääjällä on tärkeä rooli maalintekijänä, mutta jos joukkuetoverit eivät ikinä syötä palloa, ei hän pysty tekemään yhtään maalia. Hän sanoi myös, että onnellisuus ei ole pelkästään minusta itsestäni kiinni, vaan se vaatii myös siihen ympärille porukan – ihmisiä, jotka tukevat minua pyrkimyksissäni.
Kun toimitaan etänä, on vaikeampaa ylläpitää yhteishenkeä, mutta se olisi tarpeen myös luottamuksen ylläpitämiseksi kaikkien kesken. Tutkimusten mukaan ihmisillä on, ikävä kyllä, tapana epäillä vieraampien ihmisten motivaatiota. Tekevätkö he riittävän tehokkaasti töitä? Vastaavia epäilyjä ei tule niin usein, jos työkavereita näkee säännöllisesti esimerkiksi kahvitunnilla tai vapaa-ajalla. Siksi firmoissa, joissa tehdään paljon etätöitä, on virtuaalikahveja ja pitkiä virtuaalilounaita tai –illanviettoja, joissa agendalla on vain “vapaata keskustelua”. Ja jos projektien vetäjä tai pomo avoimesti kertoo jotain henkilökohtaista itsestään, muutkin uskaltavat.
Monella työpaikalla kannustetaan pitämään virtuaalipalavereissa videoita päällä. Se toki auttaa tutustumisessa, jos esimerkiksi asiakassuhde tai työkaverisuhde on uusi. Ajatus on toki hyvä, sillä ajatellaan että vuorovaikutus paranee, kun nähdään ihmisten kasvojen ilmeet. Mutta kun jo tunnetaan hyvin, ei videon jatkuva päällä pitäminen välttämättä paranna vuorovaikutusta. Itse asiassa, jos haluat kuulla miten ihminen voi, ääni voikin olla tehokkaampi keino sen havaitsemiseen. Tiedäthän sen tunteen, kun soitat tutulle ihmiselle ja kuulet jo äänensävystä, jos hänellä on jotain pielessä. Tutkimuksissa on osoitettu, että jos valot sammutetaan, ihmiset ovat osanneet arvioida keskustelukumppanin tunteita paremmin kuin valot päällä. Samoja tuloksia on saatu, kun videot poistettiin virtuaalipalavereista. Toki toisenlaisiakin tutkimustuloksia on olemassa.
Mutta jos tehdään paljon etätyötä, on mukava tapa, että videokameran välityksellä moikataan työkavereita ainakin alussa ja lopussa, ja sitten voi välissä pitää videota poiskin.
Firmat, joissa tehdään paljon etätöitä, panostavat me-hengen luomiseen erityisesti. Tästä voit lukea lisää blogin toisesta osasta tai kuunnella vinkit podcast-jaksostamme “Mites etätöissä?”.
Nappaa vinkit:
- Opetelkaa yhdessä tiiminne kanssa käyttämään virtuaalityökaluja ja siirtäkää normaalista lähiarjesta tutut jutut virtuaalimaailmaan. Jos olette tottuneet hauskan pomon hyviin palavereihin, keksikää keino toteuttaa sama etänä.
- Olkaa kiinnostuneita toistenne työn etenemisestä myös etänä. Motivoikaa toisianne antamalla palautetta ja kannustamalla, kun vaikeat asiat etenevät.
- Yhteishenki on tarpeen luottamuksen syntymisessä. Pitäkää yllä yhteishenkeä virtuaalikahveilla ja lounailla, muistakaa vaalia myös vapaata keskustelua.
Anu Ennelin ja Susanna Söderlund
Kirjoittajat ovat HR- ja viestintäalan ammattilaisia, jotka juttelevat työelämän tilanteista rennolla otteella Mites töissä? –podcastissaan. Mites töissä? –podcastia voit kuunnella muun muassa Spotifyssa sekä sivulla mitestoissa.com.